1.Hva er personopplysninger

Dette er alle opplysninger som kan knyttes til enkeltpersoner. Navn, adresse og telefonnummer er eksempler på personopplysninger. Kanskje ikke så farlig tenker du, men med en gang disse knyttes til tid og sted for konkrete drosjeturer, betalinger og andre forhold kan opplysningene oppleves som mye mer personlig og nærgående.

Derfor gir loven deg rett til å vite hvilke opplysninger vi har om deg og pålegger oss forpliktelser til å sørge for at vi ikke samler inn mer opplysninger om deg enn nødvendig, at de ikke lagres lenger enn nødvendig og at de ikke brukes til andre formål.

Det er derfor vi har laget denne erklæringen. For å gi deg informasjon om hva vi vet om deg og hva vi bruker det til.

2. Når innhenter vi opplysninger om deg

Vi samler opplysninger om deg når du som privatperson bestiller taxi, enten gjennom telefon eller via en app.

Vi mottar også opplysninger om deg dersom turen bestilles av andre, enten dette er et familie medlem som bestiller bil for deg, Pasientreisekontoret for transport i forbindelse med medisinsk behandling, skoletransport eller kredittavtaler som din arbeidsgiver har med oss.

Vi samler ingen opplysninger om deg dersom du praier bil på gaten eller setter deg inn på en drosjeholdeplass. Det eneste vi da registrerer er betalingsinformasjon dersom du betaler med kort. Dersom du i slike tilfeller betaler kontant, lagres ingen opplysninger om deg i det hele tatt.

3. Hvilke opplysninger samler vi inn

Dersom du bestiller bil på telefon eller app samler vi inn følgende opplysninger:
-Navn på bestiller
-Navn på vedkommende som skal bruke bilen. Vi bruker bare ett navn selvom det er flere passasjerer
-Telefonnummer
-Henteadresse
-Området bilen skal til
-Eventuelle særlige opplysninger, f.eks om passasjerer må følges inn, nehov for allergivennlig bil, barnesetebehov og lignende
-hentetidspunkt dersom turen forhåndsbestilles

Dersom bestillingen kommer fra Pasientreisekontoret i forbindelse med transport til eller fra medisinsk behandling registreres følgende;
-Navn på pasient
-Rekvisisjonsnummer
-Tur identifikasjonsnummer
-Pasientens telefonnummer
-Hentetidspunkt
-Hentested
-Leveringstidspunkt – legetime/behandlingstidspunkt
-Leveringssted – her kan fremkomme svært sensitive helseopplysninger, f eks hvilken avdeling på sykshuset pasientens skal til
-Opplysninger om særskilte behov, f eks rullestol, følge til/fra avdeling, følge inn hjemme og lignende. Diagnoser fremkommer ikke.

Dersom bestillingen kommer fra fylkeskommunens skoleskysskontor i forbindelse med elevtransport, registreres følgende;
-Navn på elev
-Henteadresse – denne kan variere avhengig av dag ved avlastning/delt omsorg
-Hentetidspunkt
-Skole
-Telefonnummer til foresatte
-Spesielle behov

Dersom bestillingen kommer fra firma med kredittavtale, registreres følgende;
-Navn på firma
-Navn på passasjer – ett navn registreres selv om flere passasjerer transporteres
-Hentetidspunkt
-Hentested
-Leveringsadresse
-Firmaets kundenummer
-Særskilte forhold, f.eks flyavgang, bagasje og lignende

4. Hva bruker vi opplysningene til

Vi bruker disse til å styre bilene våre slik at passasjerene hentes på riktig tid og sted og leveres til riktig tid og sted samtidig som vi tar hensyn til den enkeltes spesielle behov i den grad vi har muligheter til dette.

For passasjerer som ikke betaler selv bruker vi opplysningene som dokumentasjon overfor oppdragsgivere i forbindelse med fakturering.

Passasjernavn fremkommer ikke av bokføringsbilag og vil i fakturadokumentasjon bare fremgå indirekte i form av tur identifikasjon.

5. Hvem får tilgang til opplysningene

Sentralbetjeningen er den som mottar og registrerer opplysningene i vårt bestillingssystem. Bestillingssystemet er et dataprogram som holder rede på bestillinger og fordeler disse til bilene.

Bestillingssystemet som brukes av oss, drives av TDS AS, et selskap som leverer datatjenester hvor det foreligger en egen avtale som regulerer hvilke plikter dette selskapet har i forhold til de opplysninger de mottar inn i systemet. TDS skal ikke benytte disse opplysninger til noe annet enn å drifte bestillingssystemet.

Drosjebilene får også tilgang til opplysningene. Alle biler innen fornuftig avstand fra hentested får opplysning om at det foreligger en bestilling fra en gitt adresse, men det er kun den bilen som blir tildelt turen som får de detaljerte opplysninger om navn, leveringssted mv.

Opplysningene til bilen sendes elektronisk gjennom takstameteret. Disse opplysningene er synlig bare for den bilen som faktisk blir tildelt turen. Det er instruks om at sjåfør ikke skal hente opp personopplysninger på takstameteret dersom det er andre passasjerer i bilen.

Fylkeskommunens skoleskyssordning og Pasientreisekontoret samt private firmaer med kredittavtaler for tilgang til nødvendig dokumentasjon som fakturagrunnlag for sine respektive passasjerer.

Loven pålegger oss å loggføre alle drosjeturer og ta vare på disse opplysningene i 60 dager. Denne plikten ble innført ved lovendring som trådte i kraft 1. november 2020. Det er foreløpig uklart hvem som har rett til innsyn i loggen og vi arbeider med å bringe klarhet i dette. Innsyn i loggen vil ikke bli gitt til andre uten at den som begjærer det dokumenterer sin rett.

Vi gir ingen andre tilgang til personopplysninger om deg og bruker heller ikke disse opplysninger til markedsføring.

6. Hvor lenge oppebevarer vi opplysningene

Meldingene om turbestillinger som går ut til den enkelte drosjebil blir liggende på dennes takstameter slik at sjåføren kan hente opp de siste 15 meldinger. Når det da kommer inn en ny melding blir den eldste meldingen slettet. Normalt vil dette skje i løpet av noen timer slik at dine opplysninger da ikke lenger vil være tilgjengelige i bilen.

Opplysningene vil imidlertid bli liggende i bestillingssystemet hos TDS i minst tre måneder.

Dette gjøres for å kunne dokumentere hvordan hver enkelt drosjetur er gjennomført for å kunne håndtere klager fra kunder og avviksbehandling i forbindelse med utførelse av kontrakter for elevtransport og pasientreiser. Avviksbehandling er nå enkelte turer ikke har gått helt etter det som var avtalt. Loven pålegger oss uansett å loggføre alle turer og ta vare på loggen i minst 60 dager.

Alle personopplysninger i bestillingssystemet slettes senest etter seks måneder.

7. Hvilke rettigheter har du

Dette er rettighetene dine
-Du har rett til å be om informasjon om hvilke opplysninger vi har om deg.
-Du kan krevet at feilaktige opplysninger blir rettet
-Du kan kreve at opplysninger om deg blir slettet dersom vi ikke lenger har saklig grunn til å lagre disse
-Du har også enkelte andre rettigheter som normalt ikke vil være aktuelle i forbindelse med drosjetransport utført av oss, herunder ertt til å begrense bruken og protestere. Da vi ikke benytter dine opplysninger til annet enn å gjennomføre oppdraget, er disse rettigheter av begrenset betydning her.
-Du kan klage til Datatilsynet